GESTION DE CLUBS DE RADIOCONTROL

Administrar nuestro club de RC se puede convertir en una
tare tediosa si no se dispone de las herramientas adecuadas, en nuetsro club
hemos desarrollado esta herramienta que podemos disponer a disposición
de los clubs interesados:

Como podreis observar nuestra sistema funciona en un navegador
cualquiera, se apoya en una base de datos mysql y en un portal php.

Puede funcionar en un servidor externo (Opción recomendable * ¿Porque?)
o se puede instalar todo en un PC fijo o portatil.

(*) Si cambia la junta o se hace viejo el PC de administracion,
el club sigue funcionando con solo pasar las claves de acceso a la nueva junta.

Ademas los directivos responsables pueden seguir trabajando desde su lugar de
vacaciones.



El sistema tiene dos partes bien diferenciadas la de ADMINISTRACIÓN que
solo pueden manejar las personas autorizadas y la PUBLICA que cualquier persona
puede ver en la web del club. (Si se monta allí). Esto permite que por
ejemplo las fotos de los nuevos socios queden visibles en la parte pública
nada más darse de alta con lo cual cualquier socio nuevo o antiguo conoce
al resto de los componentes del club aunque nunca antes se halla encontrado
con ellos.

La parte pública de esta aplicación la podeis ver funcionando en nuestro
club: AQUI

ADMINISTRACIÓN

Esta es la parte restringida a las personas autorizadas permite mantener con facilidad la lista de socios, su estado de pagos, la petición de licencias y los datos personales incluyendo su fotografía:

Las opciones on las siguientes:

- Listar los socios.- Es un listado gráfico con los datos principales, foto, nombre, NIF etc, picando en el aspa del listado se desactiva un socio (No se borra realmente pero desaparece de la lista) con ello no se pierde el histórico del club.
En este mismo listado si se pica en la fotografía aparece la ficha completa del socio para consultar o actualizarla.

- Listado de FAM 2008.- Realmente aparece el año actual y las siglas de la federación correpondiente. Aparece una lista de socios con los datos que suele necesitar la federacion para expedir las licencias, es suficiente imprimirla para solicitarlas.

- Listado de FAM 2009.- Es igual que el anterior pero para el año siguiente, esto es util porque hay que clubs que no sacan licencias a todos sus socios y esto permite saber las que vamos a solicitar para el año próximo.

-Lista de email.- Saca una lista de los email de todos los socios para copiarla en el caso de querer hacer un mailing masivo, dispone de un botón para confeccionar el email al vuelo si tu sevidor lo permite.

- Alta de socio, no requiere más explicación, lo pulsas y tienes una ficha en blanco para rellenar.

ALTA DE SOCIO Tienes los datos necesarios para la gestión, se incorpora una foto a la ficha de socio que se puede ir actualizando también, los campos de domicilio se pueden meter en el formato que se necesite para facilitar la impresión de etiquetas adhesivas. Hay una zona reservada para anotaciones. La zona "Activo" permite activar y desactivar un socio a voluntad sin necesidad de borrarlo. La zona validez sirve para saber hasta cuando el socio está al corriente de la cuota y en su caso imprimir el carnet correctamente.

LISTADO DE SOCIOS Con los datos principales, el aspa sirve para desactivar el socio, en la foto se enlaza con la ficha detallada, y la columna control es una clave para evitar que se pueda falsificar el carnet, ya que es un dato encriptado que depende del nombre del socio y la validez de su cuota y tiene que figurar en el carnet.

FICHA DE CONSULTA Y ACTUALIZACIÓN Es similar a una ficha de papel y se maneja muchísimo mejor. Según van llegando ingresos y transferencias se actualiza la validez e inmediatamente el nuevo carnet queda a disposición del socio.

LISTADO DE LICENCIAS Para el año que se diga, contiene los datos que necesita la federación es sufciciente suministrarselo, en aquellas federaciones "modernas" se obtiene un fichero a medida.

LISTA DE EMAIL Su principal utilidad es obtener todos los email de los socios para copiar y pegar en nuetro correo en caso de envio de una circular, cuando el servidor lo permite se puede hacer un envío masivo con solo pedirlo a la aplicación.

PARTE PÚBLICA

LISTA DE SOCIOS Es la información que ofreceremos a todo el mundo en nuestra web, como lee en la misma base que los datos administrativos está disponible de inmediato. Además permite un primer conocimiento visual entre los socios para no tener que preguntarnos si ese individuo que ha aparecido por el campo una mañana de un dia cualquiera es o no socio, los más olvidadizos la imprimirán para comprobarlo in situ. Cuando se pincha en una mini-imagen se amplia y aparece el nombre propio del socio, la inicial del apellido y su número. No se ofrecen más datos por razón de confidencialidad.

FOTO DE SOCIO

IMPRIMIR CARNETS La obtención del carnet es responsabilidad de cada socio para ello hay que facilitar el numero de socio y el DNI, si el socio no está desactivado el carnet aparece con una fecha de validez según su estado de pago y con el codigo de control correspondiente. Si eventualmente alguien falseara un carnet es suficiente comprobar en la lista administrativa el código de control. La directiva debe poseer una lista de socios para el caso de litigio en el campo con algún cara y exhibirla ante las autoridades en su caso.

CARNET Es una imagen monolítica que se puede imprimir con cualquier navegador y guardarse si se desea.

CONCLUSIONES

Esta aplicación no es un invento resultado de un capricho ha sido necesario desarrollarla para tener las minimas servidumbres administrativas, poder actualizar los datos del club desde casa o desde el trabajo (En las horas de asueto) o desde el lugar de vacaciones (En las horas de aburrimiento).
No está cerrada porque si algún club lo necesita podemos preparar los recibos bancarios electrónicos o alguna cosilla más , tenemos prevista ampliarla con el libro de caja del club que es la unica contabilidad que realmente se necesita.
No la vamos a complicar más porque de lo que se trata es de ahorrar burocracia y tener siempre los datos limpios, y a mano que a los administradores también nos gusta divertirnos.
Si crees que puede ser útil para tu club, tengais o no página web podeis poneros en contacto conmigo para instalarla.
Gratis no es porque "lo regalado se queda olvidado" pero os costará solo una cantidad simbólica.

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Publicado en: 2008-09-26 (265 Lecturas)